Gestion Administrative du Plan de Développement des Compétences : Stratégies et Pratiques à Adopter

Dans un monde professionnel en constante évolution, la gestion optimale des compétences devient un enjeu majeur pour les entreprises. Le Plan de Développement des Compétences (PDC) émerge alors comme un outil stratégique, et sa gestion administrative efficace est cruciale. A travers cet article, nous allons vous donner les clés pour une gestion administrative efficace de votre plan de compétences. 

Le choix de l’organisme de formation 

 

C’est à vous, entreprise, que revient l’initiative de concevoir le plan de développement des compétences de vos collaborateurs. Ainsi, après avoir identifié et validé vos besoins de formation, vous devez vous tourner vers des organismes de formation externes pour répondre à votre obligation de formation.

Pour choisir l’organisme de formation qui correspond le mieux à vos besoins, n’hésitez pas à vous appuyer sur vos propres critères, tels que la localisation géographique et le nombre de collaborateurs à former. Vous pouvez également consulter notre article – comment choisir son organisme de formation – afin de vous aider dans cette décision.

 

Une fois l’organisme choisi, une bonne gestion administrative devient alors cruciale pour garantir le succès de l’action de formation.

Gestion administrative du plan de développement des compétences

Les relations entre entreprise et organisme de formation – avant la formation

Premièrement, établir des relations solides avec l’organisme de formation avant le démarrage d’une formation est essentiel.

En effet, la démarche de formation implique une communication transparente sur les besoins spécifiques de votre entreprise, les objectifs visés, et les modalités de la formation.

Une fois l’action de formation choisie, la phase suivante consiste à élaborer le dossier administratif. À partir du programme de formation approuvé, l’organisme de formation commence la rédaction de la convention de formation correspondante.

Le programme de formation revêt une importance cruciale, agissant comme un garant vis-à-vis du stagiaire, de son employeur, et éventuellement de l’organisme financeur. Il offre alors une vision claire des éléments suivants :

            Les objectifs de l’action de formation.

            Les publics concernés et les prérequis éventuellement nécessaires.

            Les moyens et techniques pédagogiques utilisés.

            Les modalités d’évaluation envisagées.

Quant à la convention de formation, bien qu’elle ne soit pas toujours obligatoire, elle reste un document largement utilisé, équivalant à un engagement contractuel entre les deux parties. Elle comprend des informations telles que :

            La présentation du client et du prestataire.

            Les détails généraux de la formation (intitulé, date, objectifs, etc.).

            Les informations pratiques sur la formation (prix, conditions de paiement, etc.).

            Les modalités de suivi de la formation et les sanctions éventuelles (émargements, litiges de paiement, etc.).

 

Au-delà de ces éléments, l’organisme de formation s’assurera de vous transmettre les convocations ainsi qu’un plan d’accès, facilitant ainsi la présence des stagiaires. Les professionnels consciencieux partageront également leur règlement intérieur, offrant une référence utile à vos collaborateurs. Ainsi, cette démarche administrative rigoureuse contribue à instaurer un climat de confiance et garantit une mise en œuvre fluide de l’action de formation. 

Les relations entre entreprise et organisme de formation – pendant la formation

Maintenir un suivi constant est essentiel lors de la formation. En effet, une communication régulière avec l’organisme de formation permet d’ajuster certains éléments de la formation en fonction des retours d’expérience et des besoins émergents, garantissant ainsi l’efficacité du processus et la satisfaction des apprenants.

Après la résolution des aspects contractuels, il est fréquent de penser que votre entreprise n’a plus de lien direct avec l’organisme de formation, c’est faux ! Il est impératif de maintenir un contact étroit pendant le déroulement de la formation, que ce soit pour signaler des absences imprévues, des départs anticipés, ou même pour notifier un accident du travail conformément aux exigences législatives.

En d’autres termes, ne laissez pas vos collaborateurs sous l’unique responsabilité de l’organisme de formation, car ils demeurent sous la supervision et la responsabilité continue de votre entreprise. De plus, ce suivi actif garantit une collaboration fluide et assure la sécurité et le bien-être des participants tout au long de leur formation.

Les relations entre entreprise et organisme de formation – après la formation

Attention, la fin de la formation ne signifie pas la fin de la collaboration entre votre entreprise et l’organisme de formation en question. Un bilan entre les deux parties est essentiel pour évaluer l’impact des enseignements sur les compétences de vos collaborateurs. Profitez de cette étape pour identifier d’éventuelles actions complémentaires ou des futures formations, permettant à de développement des compétences au sein de votre entreprise.

À la dernière étape du processus administratif, l’achèvement se matérialise une fois la facture réglée au prestataire, ou via l’OPCO en cas de subrogation. Cependant, avant cela, l’organisme de formation doit vous fournir divers documents essentiels :

      Les feuilles d’émargement, servant à attester de la présence des stagiaires.

      Le certificat de réalisation de la formation.

      L’attestation de fin de formation.

Bien que l’attestation de formation ne soit plus obligatoire depuis 2019, elle demeure la preuve de l’évaluation des acquis du stagiaire. De plus, elle reste incontournable dans les dossiers de prise en charge par l’OPCO. À noter que c’est un document à remettre au stagiaire, qui peut l’utiliser comme une “preuve”, notamment dans le cadre d’une Validation des Acquis de l’Expérience (VAE), par exemple.

La gestion administrative du Plan de Développement des Compétences nécessite une collaboration étroite avec les organismes de formation. En adoptant des pratiques transparentes et une communication continue à chaque étape, les entreprises peuvent optimiser l’efficacité de leurs formations et maximiser le développement des compétences de leurs équipes. Une approche proactive dans ces relations contribue également à renforcer la qualité des formations dispensées et à positionner l’entreprise en tant qu’acteur engagé dans le développement de ses talents.

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Sources :

https://www.moncompteformation.gouv.fr/espace-public/choisir-son-organisme-de-formation

https://travail-emploi.gouv.fr/formation-professionnelle/acteurs-cadre-et-qualite-de-la-formation-professionnelle/article/qualiopi-marque-de-certification-qualite-des-prestataires-de-formation

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